Задай их специалисту команды «РАУ АйТи»
Нажимая на кнопку "Получить ответ эксперта", вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности

Путевой лист проектного обследования

Гайд по целям, задачам, результатам и ответственности сторон на «нулевом» этапе проекта внедрения — проектном обследовании.
Содержание
Памятка проектного обследования
Коротко и наглядно о главных аспектах проектного обследования

Что такое проектное обследование и каково его значение?

Проектное обследование — это первая ступень жизненного цикла большинства проектов. На ней определяются и уточняются цели проекта, объем проекта, сложности его реализации, сроки и бюджет. А также формируется проектная команда, оцениваются риски и пути их минимизации.
Обследование решает следующие задачи:
Расчет целесообразности проекта
Во время проектного обследования ценность автоматизации приобретает цифровой вид. Любая инвестиция в бизнес должна выражаться в деньгах. Проектное обследование создает представление ценности результатов проекта и о планируемой окупаемости.
Расчет достаточного бюджета
Бюджет заказчика может оказаться меньше бюджета проекта и проект может не состояться. Важно понять это до старта, чтобы избежать проблем с финансированием и заморозкой работ на следующих стадиях. Либо принять взвешенное решение о расширенном финансировании заранее.
Оценка текущих процессов и подбор решения по принципу «минимальных изменений»
На этапе обследования часто выясняется, что не все процессы выстроены так, как видят их ответственные лица. И когда интегратор согласовывает описание со слов заказчика — выявляются недочеты и формируются пожелания к частичной реорганизации процессов.
На этапе проектного обследования фиксируются описание процессов как они есть сейчас. В контексте каждого бизнес-процесса формируются требования к автоматизации и уточненные цели.

Подготовка — залог успеха

Проектное обследование считается «нулевым» этапом, потому что оно позволяет принять взвешенное решение о старте внедрения и подготовиться к нему.
Но проекты могут начинаться и без «нулевого» этапа. Если у заказчика:
— есть подготовленная документация в части описания процессов, требований и схем;
 — в штате работает грамотный IT-директор, который понимает риски и может ими управлять;
 — со стороны заказчика нет четкого требования к пониманию бюджета заранее, но есть доверие к проектной команде и желание получить итоговый результат быстрее;
проектным обследованием можно пренебречь.
Отказываясь от проектного обследования, в компании должны понимать, что:
— бюджет определяется на верхнем уровне — экспертной оценкой проектной команды на основании опыта — и может вырасти;
— сроки проекта могут растянуться так как объем требований к системе будет понятен только по итогу моделирования;
— могут возникнуть непредсказуемые риски в реализации.
Может случиться, что у компании нет двух-трех недель, чтобы провести проектное обследование. Когда старт новой системы запланирован в кратчайшие сроки, интегратор может провести аудит и оценить стоимость моделирования, то есть архитектуры будущего решения в тестовой среде 1С. Это фиксированная цена, однако стоимость дальнейших работ определится только после построения функциональной модели.

Из каких этапов состоит проектное обследование?

Проектное обследование состоит из следующих этапов:
1. Интервью владельцев процесса
Владелец (руководитель отдела продаж, закупок и т. д.) рассказывает, как проходит его процесс от входной до выходной точки и показывает какие инструменты используются в работе сейчас для получения результата. Информация фиксируется и документируется в двух видах: как процесс проходит сейчас и какие требования есть к автоматизации в будущей системе.
Совместно с заказчиком формируются требования к системе, определяется необходимый функционал и планируемый результат.
2. Составление отчета об обследовании
После серии интервью с владельцами процессов составляется отчет об обследовании, в котором консолидируется информация по всем процессам. Корректность данных подтверждена каждым участником и руководителем проекта от заказчика.
3. Анализ подходящих программных продуктов и вариантов реализации проекта
Опираясь на отчет об обследовании, интегратор проводит анализ программных продуктов «1С». Одна из целей проектного обследования — сопоставить требования и бизнес-процессы с конфигурациями (например, 1С: УТ, 1С: КА, 1С: УНФ или 1С: ERP) и выбрать оптимальную с точки зрения совпадений.
Заказчик получает варианты технологий реализации проекта. В части системного подхода:
В технологии Agile этапы достижения результатов (спринты) могут быть разбиты как по неделям, так и по месяцам. В Waterfall можно реализовывать все требования и запуститься через 4 месяца. Если необходима оперативность, можно реализовать критичные требования и запуститься через 3 месяца, а дополнительные требования к системе сделать второй очередью.
Вариант реализации позволяет заранее спрогнозировать результат в контексте возможностей и пожеланий заказчика.
4. Оценка рисков и рамок проекта
Рамки проекта — это бюджет и сроки и их возможные отклонения. Интегратор предоставляет заказчику смету, чтобы исключить ситуации подобные следующей:
Мы рассчитывали на 3 миллиона, а выяснилось, что это 5 миллионов. У нас таких денег нет, придется заморозить проект и смириться с текущими убытками
После проектного обследования бюджет сформирован, отклонения можно оценить. Проработаны риски:
5. Формирование команды проекта
При проведении проектного обследования формируется рабочая группа. Стороны интегратора и заказчика «стыкуются» и начинают понимать кто и как работает, требует ли подход корректив у текущих команд, есть ли риски в дальнейшей работе. Например, у ответственных лиц заказчика недостаточно времени, слабая мотивация или саботаж. Не все решения собственника о прозрачности управления принимаются персоналом.

Что получаем в результате проектного обследования?

Итогом проектного обследования принято считать встречу, на которой производится демонстрация результатов обследования:
- сводная информация по процессам, требованиям, целям и задачам проекта;
- обоснование выбора программного продукта;
- расчеты стоимости и сроков проекта;
- выбор технологии и варианты реализации;
- обсуждение рисков и вариантов их минимизации и устранения.
После встречи подписывается акт реализации. У клиента на руках оказывается отчет об обследовании и сводная презентация с дальнейшими шагами.
Проектное обследование позволяет заказчику принять выверенное решение. Если принято решение об автоматизации, заключается договор на проект, который содержит устав и спецификацию фаз.

Как подготовиться к проектному обследованию?

Проектное обследование — большой шаг к пониманию вашего кейса автоматизации. Подходить к нему нужно ответственно: определить руководителя и наделить его полномочиями по согласованию документов и управлению командой со стороны заказчика.
Важным элементом успеха как на стадии проектного обследования, так и на самом проекте является мотивация. Естественная сопротивляемость нововведениям должна перекрываться за счет понятных стимулов для руководителей и линейного персонала.
Каждому члену команды следует донести ценность автоматизации с его «угла обзора», что бывает затруднительно сделать на ходу при возникновении первых конфликтов. Продумайте эту систему заранее.
На проектное обследование закладывают от двух недель до месяца в зависимости от размеров организации. На это время руководство должно посвящать часть рабочего времени участников проекта задачам автоматизации.

Сколько стоит проектное обследование?

Цена проектного обследования определяется после заполнения заказчиком анкеты-опросника, где формируются цели проекта и бизнес-процессы к автоматизации на верхнем уровне.
Стоимость зависит от следующих факторов:
— Масштаб бизнеса: малое, среднее или крупное предприятие;
— Планируемая к внедрению система;
— Количество бизнес-процессов, подлежащих автоматизации;
— Сложность бизнес-процессов, подлежащих автоматизации;
— Количество ответственных лиц со стороны заказчика.
Средняя цена за проектное обследование для малого и среднего бизнеса составляет 100−200 тысяч рублей. Для крупного все индивидуально. Стоимость может быть в разы больше — в зависимости от объемов предприятия.
Важно понимать, что компания может быть небольшой по количеству пользователей, но иметь сложные производственные процессы. Или ситуация обратная: компания большая, но большинство процессов повторяется. Цена для двух разных на первый взгляд обследований может оказаться одинаковой.
Проектное обследование - «нулевой» этап проекта внедрения. Он развеивает мифы об автоматизации и задает вектор дальнейшего течения работ. Стартуйте проект с уверенного шага – проектного обследования.
Нажимая на кнопку "Скачать бесплатно", вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности
Понравилась статья? Поделись полезной информацией по автоматизации с партнерами:
Читайте также:
Контактная информация
Санкт-Петербург, ул. Всеволода Вишневского, д.12 А , офис 604
+7 (812) 309-29-03
info@rau-it.ru

График работы: с 10:00 до 19:00, кроме СБ и ВС

А ещё вы всегда можете найти нас в соцсетях или написать нам в Telegram с любыми вопросами: