Путевой лист проектного обследования

Гайд по целям, задачам, результатам и ответственности сторон на «нулевом» этапе проекта внедрения — проектном обследовании.

Проектное обследование — это первая ступень жизненного цикла большинства проектов. На ней определяются и уточняются цели проекта, объем проекта, сложности его реализации, сроки и бюджет. А также формируется проектная команда, оцениваются риски и пути их минимизации.

Обследование решает следующие задачи:

Во время проектного обследования ценность автоматизации приобретает цифровой вид. Любая инвестиция в бизнес должна выражаться в деньгах. Проектное обследование создает представление ценности результатов проекта и о планируемой окупаемости.

Бюджет заказчика может оказаться меньше бюджета проекта и проект может не состояться. Важно понять это до старта, чтобы избежать проблем с финансированием и заморозкой работ на следующих стадиях. Либо принять взвешенное решение о расширенном финансировании заранее.

На этапе обследования часто выясняется, что не все процессы выстроены так, как видят их ответственные лица. И когда интегратор согласовывает описание со слов заказчика — выявляются недочеты и формируются пожелания к частичной реорганизации процессов.

На этапе проектного обследования фиксируются описание процессов как они есть сейчас. В контексте каждого бизнес-процесса формируются требования к автоматизации и уточненные цели.

Проектное обследование считается «нулевым» этапом, потому что оно позволяет принять взвешенное решение о старте внедрения и подготовиться к нему.

Но проекты могут начинаться и без «нулевого» этапа. Если у заказчика:

— есть подготовленная документация в части описания процессов, требований и схем;
 — в штате работает грамотный IT-директор, который понимает риски и может ими управлять;
 — со стороны заказчика нет четкого требования к пониманию бюджета заранее, но есть доверие к проектной команде и желание получить итоговый результат быстрее;

проектным обследованием можно пренебречь.

Отказываясь от проектного обследования, в компании должны понимать, что:

Может случиться, что у компании нет двух-трех недель, чтобы провести проектное обследование. Когда старт новой системы запланирован в кратчайшие сроки, интегратор может провести аудит и оценить стоимость моделирования, то есть архитектуры будущего решения в тестовой среде 1С. Это фиксированная цена, однако стоимость дальнейших работ определится только после построения функциональной модели.

Проектное обследование состоит из следующих этапов:

Владелец (руководитель отдела продаж, закупок и т. д.) рассказывает, как проходит его процесс от входной до выходной точки и показывает какие инструменты используются в работе сейчас для получения результата. Информация фиксируется и документируется в двух видах: как процесс проходит сейчас и какие требования есть к автоматизации в будущей системе.

Совместно с заказчиком формируются требования к системе, определяется необходимый функционал и планируемый результат.

После серии интервью с владельцами процессов составляется отчет об обследовании, в котором консолидируется информация по всем процессам. Корректность данных подтверждена каждым участником и руководителем проекта от заказчика.

Опираясь на отчет об обследовании, интегратор проводит анализ программных продуктов «1С». Одна из целей проектного обследования — сопоставить требования и бизнес-процессы с конфигурациями (например, 1С: УТ, 1С: КА, 1С: УНФ или 1С: ERP) и выбрать оптимальную с точки зрения совпадений.

Заказчик получает варианты технологий реализации проекта. В части системного подхода:

В технологии Agile этапы достижения результатов (спринты) могут быть разбиты как по неделям, так и по месяцам. В Waterfall можно реализовывать все требования и запуститься через 4 месяца. Если необходима оперативность, можно реализовать критичные требования и запуститься через 3 месяца, а дополнительные требования к системе сделать второй очередью.

Вариант реализации позволяет заранее спрогнозировать результат в контексте возможностей и пожеланий заказчика.

Рамки проекта — это бюджет и сроки и их возможные отклонения. Интегратор предоставляет заказчику смету, чтобы исключить ситуации подобные следующей:

После проектного обследования бюджет сформирован, отклонения можно оценить. Проработаны риски:

При проведении проектного обследования формируется рабочая группа. Стороны интегратора и заказчика «стыкуются» и начинают понимать кто и как работает, требует ли подход корректив у текущих команд, есть ли риски в дальнейшей работе. Например, у ответственных лиц заказчика недостаточно времени, слабая мотивация или саботаж. Не все решения собственника о прозрачности управления принимаются персоналом.

Итогом проектного обследования принято считать встречу, на которой производится демонстрация результатов обследования:

- сводная информация по процессам, требованиям, целям и задачам проекта;
- обоснование выбора программного продукта;
- расчеты стоимости и сроков проекта;
- выбор технологии и варианты реализации;
- обсуждение рисков и вариантов их минимизации и устранения.

После встречи подписывается акт реализации. У клиента на руках оказывается отчет об обследовании и сводная презентация с дальнейшими шагами.

Проектное обследование позволяет заказчику принять выверенное решение. Если принято решение об автоматизации, заключается договор на проект, который содержит устав и спецификацию фаз.

Проектное обследование — большой шаг к пониманию вашего кейса автоматизации. Подходить к нему нужно ответственно: определить руководителя и наделить его полномочиями по согласованию документов и управлению командой со стороны заказчика.

Важным элементом успеха как на стадии проектного обследования, так и на самом проекте является мотивация. Естественная сопротивляемость нововведениям должна перекрываться за счет понятных стимулов для руководителей и линейного персонала.

Каждому члену команды следует донести ценность автоматизации с его «угла обзора», что бывает затруднительно сделать на ходу при возникновении первых конфликтов. Продумайте эту систему заранее.

На проектное обследование закладывают от двух недель до месяца в зависимости от размеров организации. На это время руководство должно посвящать часть рабочего времени участников проекта задачам автоматизации.

Цена проектного обследования определяется после заполнения заказчиком анкеты-опросника, где формируются цели проекта и бизнес-процессы к автоматизации на верхнем уровне.

Стоимость зависит от следующих факторов:

— Масштаб бизнеса: малое, среднее или крупное предприятие;
— Планируемая к внедрению система;
— Количество бизнес-процессов, подлежащих автоматизации;
— Сложность бизнес-процессов, подлежащих автоматизации;
— Количество ответственных лиц со стороны заказчика.

Средняя цена за проектное обследование для малого и среднего бизнеса составляет 100−200 тысяч рублей. Для крупного все индивидуально. Стоимость может быть в разы больше — в зависимости от объемов предприятия.

Важно понимать, что компания может быть небольшой по количеству пользователей, но иметь сложные производственные процессы. Или ситуация обратная: компания большая, но большинство процессов повторяется. Цена для двух разных на первый взгляд обследований может оказаться одинаковой.

Проектное обследование - «нулевой» этап проекта внедрения. Он развеивает мифы об автоматизации и задает вектор дальнейшего течения работ. Стартуйте проект с уверенного шага – проектного обследования.