Автоматизация управленческого учета для поставщика
IT-услуг

Рассказываем, как команда «РАУ АйТи» с помощью системы «1С:Предприятие 8» автоматизировала организацию управленческого учета в дочернем обществе «Лукойл», оказывающем IT-услуги для зарубежных подразделений группы. Теперь руководству в любой момент времени доступны данные о расходах и доходах общества. Появилось планирование движения денежных средств, а сотрудники могут быстро регистрировать первичные документы и находить информацию в системе. Вероятность ошибок при обработке документов сведена к минимуму.

В результате заключение договоров, формирование отгрузочных документов и учет оказанных услуг ведется в единой системе с минимальными затратами времени. Так экономия при подготовке каждого инвойса составляет 10 минут. Шаблоны договоров исключили появление мелких ошибок и опечаток. Общие временные затраты сократились на 15−20% по заявлениям пользователей системы.

1. О компании и отрасли
   
2. Цели и задачи
   
3. Ход проекта
   
4. Результаты
   
5. Отзыв
   

Чтение кейса займет 11 минут

«LUKOIL Technology Services GmbH» оказывает услуги в области телекоммуникаций, интернет-технологий и программного обеспечения для нефтеперерабатывающих заводов, заправочных сетей и нефтедобывающих обществ «Лукойла» за границей. Само общество зарегистрировано в Вене и 16 лет работает на рынке информационно-технологического услуг.

Деловое поле общества ограничено внутренними контрагентами группы «Лукойл»: услуги не оказываются клиентам «на рынке». Ситуация трансформируется, и руководство желает сделать общество ориентированным на бизнес, чтобы решения принимались по соображениям экономической целесообразности.

В условиях переходного периода обществу необходима новая система управленческого учета. Менеджмент понимал, что со штатом в 30 сотрудников и оборотом в 20 млн евро в год, обойтись без автоматизации не получится.

До старта проекта в «LUKOIL Technology Services GmbH» учет велся в электронных таблицах в ручном режиме. Информацию о доходах и расходах общества получали только в конце отчетного периода. Коммерческие предложения для заказчиков не сохранялись, а бухгалтер вручную отмечал оплаты и регистрировал счета. Возникали проблемы, связанные с недостаточными и излишними правами, вся отчетность формировалась вручную.

Такой подход усложнял жизнь общества во времена сдачи отчетности концерну. Работники были перегружены, совершали ошибки при составлении документов и не успевали завершать задачи в срок.

Главная цель общества — организовать управленческий учет в единой системе. Получить решение, которое позволило бы масштабироваться и не терять в качестве оказания услуг.

Руководство запланировало «отшлифовать» все технологические настройки заранее и начать пользоваться преимуществами автоматизации при выходе на рынок.

На старте проекта были поставлены задачи по:

«Битрикс», «SAP» или «1С»

«LUKOIL Technology Services GmbH» являются поставщиками программных продуктов SAP для группы Лукойл: внедряют и настраивают системы автоматизации для сети заправочных станций и заводов по Европе.

Поэтому в ходе предпроектного исследования SAP являлся предпочтительным вариантом. Но решение для «LUKOIL Technology Services GmbH» и 7 дочерних обществ обошлось бы в 1,2 млн евро. Такие расходы для сервисной организации концерн не одобрил.

В обществе пробовали работать на Битриксе, но стандартной лицензии не хватало, чтобы включить в систему весь объем задач по учету.

Объяснимые и необъяснимые сложности

Не все бизнес-процессы было возможно автоматизировать в коробочном решении. После настройки стандартного функционала начался период доработок.

Сотрудникам «Лукойла» по причине загруженности собственными проектами не всегда удавалось найти время, чтобы заниматься вопросами автоматизации. Некоторые задачи откладывались и переносились. Скорость реализации проекта не всегда соответствовала плану. Но терпение и взаимопонимание помогли сохранить соглашения и пережить негладкий период внедрения и доработок.

Адаптация типового решения коснулась:

Пуск системы — еще не точка

В 2019 году в обществе начали использовать «1С:Управление нашей фирмой». Сотрудникам потребовалось несколько месяцев, чтобы освоить процессы в области своих компетенций. Но по мере изменений в методологии и регламентах общества, разрабатывались новые алгоритмы и схемы.

Например, в этом году происходит тестирование нового способа отнесения доходов и расходов: не по продуктам, а в разрезе бизнес-единиц. То есть расходы относятся на определенную структуру внутри общества.

Задачи решаются по мере поступления. Совместно с командой «РАУ АйТи» оптимизируется распределение оборудования в дата-центре. В обществе хотят проводить операции с составными частями одной заявки.

В руководстве «LUKOIL Technology Services GmbH» честно признаются, что переход со старого уклада в новую систему происходит постепенно, и сотрудники еще осваивают особенности программного продукта.

Внедренная система «1С» стала неоценимым помощником сотрудников во времена сдачи отчетности. Ранее все работники были перегружены задачами по подготовке квартальных отчетов. Сейчас процесс не такой напряженный, отнимает меньше времени и не сопряжен с возникновением ошибок.

Главное назначение системы — автоматизация модуля первичного учета. Он отработан, и сотрудники находят его более удобным по сравнению с работой в таблицах Excel. В обществе избавились от рутинного многократно-повторяющегося процесса выставления счетов.

В результате внедрения были выполнены задачи:

Объединены процессы менеджеров по договорной деятельности и бухгалтера, который принимает и выставляет счета.

Пользу доказала и система согласования счетов общества к учету. Разработанный алгоритм отправляет документы на согласование руководителю по электронной почте. Теперь указания по отнесению доходов и расходов можно делать в один клик. «В этом смысле руководитель, даже не заходя в 1С, становится участником бизнес-процесса» — отмечает Артем Ширяев.

Существенную помощь сотрудники общества находят в возможности получения информации по соответствующим счетам контрактам. Сверки с контрагентами создаются на 30% быстрее, экономия времени по заполнению каждого договора составляет 10 минут.

«LUKOIL Technology Services GmbH» строят планы по развитию системы «1С» на 2022 год и совместно с командой «РАУ АйТи» хотят реализовать в 1С блоки имущества, кадрового учета и интеграции отчетности с другими аналитическими системами.