Внедрение «1С:Зарплата и управление персоналом» в «Сибирском гурмане»
как РАУ ИТ помогла восстановить компании учет зарплаты и кадров
- Конфигурация1С:Зарплата и Управление персоналом
- 50 АРМ
Компания «Сибирский гурман» — производитель замороженных полуфабрикатов из Новосибирска. Предприятие столкнулось с проблемами после перехода с другим подрядчиком на новую базу «1С:Зарплата и управление персоналом». Формально система уже использовалась для расчета заработной платы. Но на практике один из ключевых участков — учет НДФЛ и подготовка регламентированной отчетности — работал с ошибками. В перспективе это могло грозить компании крупными штрафами от надзорных органов.
На этом этапе к проекту подключилась РАУ ИТ. Команде предстояло не просто доработать существующее решение, а фактически заново выстроить зарплатный контур: перенести данные, исправить ошибки предыдущего внедрения и запустить новую рабочую базу «1С:ЗУП». Тем самым вывести компанию из состояния операционного и налогового риска, вернуть контроль над зарплатным контуром и создать надежную базу для дальнейшей автоматизации HR-процессов.
На этом этапе к проекту подключилась РАУ ИТ. Команде предстояло не просто доработать существующее решение, а фактически заново выстроить зарплатный контур: перенести данные, исправить ошибки предыдущего внедрения и запустить новую рабочую базу «1С:ЗУП». Тем самым вывести компанию из состояния операционного и налогового риска, вернуть контроль над зарплатным контуром и создать надежную базу для дальнейшей автоматизации HR-процессов.
Ситуация до внедрения
До перехода на "1С:ЗУП" компания много лет вела расчет заработной платы в "1С:УПП". Новый контур планировали запустить в январе 2025 года. Для этого заказчик в 2024 году привлёк интегратора, который должен был выполнить внедрение и переход в новую базу «1С:ЗУП». Систему запустили в начале 2025 года, однако спустя несколько месяцев после старта проекта стало понятно, что система работает нестабильно.
Основная проблема была связана с расчетом НДФЛ и регламентированной отчетностью. Форма 6-НДФЛ фактически собиралась вручную в Excel: система не могла корректно сформировать отчет, выдавала ошибки и нарушала логику налогового учета. При этом сами выплаты сотрудникам продолжали выполняться, однако из-за некорректной работы системы процесс был трудоемким, занимал больше времени, а вероятность ошибки из-за человеческого фактора оставалась высокой. Быстро разобраться в причинах сбоев и выбрать правильный сценарий отладки процесса было проблематично.
Ситуация могла повлечь ряд неприятных последствий:
1. Налоговые риски и штрафы вплоть до 20% от суммы, которую нужно было удержать или перечислить.
2. Риск ошибок в регламентированной отчетности. И, как следствие,
запросам ФНС, дополнительным проверкам и постоянной нагрузке на бухгалтерию.
3. Операционная зависимость от ручного труда. Вместо нормального закрытия периода сотрудники тратили время на ручную сборку отчетности и сверку данных. Для бизнеса это риск перегрузки расчетного отдела, задержек и ошибок в пиковые периоды.
4. Риск ошибок в расчетах с сотрудниками. В такой ситуации могли возникать вопросы со стороны сотрудников, бухгалтерии, аудиторов и контролирующих органов.
5. Компания не могла опираться на данные системы. Это мешало нормально управлять процессом, планировать дальнейшую автоматизацию.
Основная проблема была связана с расчетом НДФЛ и регламентированной отчетностью. Форма 6-НДФЛ фактически собиралась вручную в Excel: система не могла корректно сформировать отчет, выдавала ошибки и нарушала логику налогового учета. При этом сами выплаты сотрудникам продолжали выполняться, однако из-за некорректной работы системы процесс был трудоемким, занимал больше времени, а вероятность ошибки из-за человеческого фактора оставалась высокой. Быстро разобраться в причинах сбоев и выбрать правильный сценарий отладки процесса было проблематично.
Ситуация могла повлечь ряд неприятных последствий:
1. Налоговые риски и штрафы вплоть до 20% от суммы, которую нужно было удержать или перечислить.
2. Риск ошибок в регламентированной отчетности. И, как следствие,
запросам ФНС, дополнительным проверкам и постоянной нагрузке на бухгалтерию.
3. Операционная зависимость от ручного труда. Вместо нормального закрытия периода сотрудники тратили время на ручную сборку отчетности и сверку данных. Для бизнеса это риск перегрузки расчетного отдела, задержек и ошибок в пиковые периоды.
4. Риск ошибок в расчетах с сотрудниками. В такой ситуации могли возникать вопросы со стороны сотрудников, бухгалтерии, аудиторов и контролирующих органов.
5. Компания не могла опираться на данные системы. Это мешало нормально управлять процессом, планировать дальнейшую автоматизацию.
Особенности проекта
На момент подключения РАУ ИТ речь уже не шла о стандартном внедрении. Компании нужно было восстановить работу критически важного процесса после неудачного запуска. Другой особенностью проекта стало наличие сразу нескольких баз «1С:ЗУП», которые появились при попытках исправить ситуацию.
Это была временная схема, которая помогала удерживать процессы под контролем, но делала сам контур крайне сложным и неудобным в сопровождении.
В какой-то момент заказчик понял, что дальше исправлять проблемную систему невозможно. Вместо этого было принято решение создать новую рабочую базу и перенести в нее необходимые данные и остатки. Именно эту задачу взяла на себя РАУ ИТ.
Это была временная схема, которая помогала удерживать процессы под контролем, но делала сам контур крайне сложным и неудобным в сопровождении.
В какой-то момент заказчик понял, что дальше исправлять проблемную систему невозможно. Вместо этого было принято решение создать новую рабочую базу и перенести в нее необходимые данные и остатки. Именно эту задачу взяла на себя РАУ ИТ.
Решение
Изначально РАУ ИТ привлекли как независимую сторону для оценки ситуации. Заказчик собирал несколько экспертных мнений по проблемному контуру «1С:ЗУП», чтобы понять, насколько корректно выбран путь исправления системы. После обследования процессов сотрудничество переросло в полноценный проект.
РАУ ИТ выполнила переход из проблемных баз «1С:ЗУП» в новую рабочую систему: из аварийного контура в корректно работающую базу.
Перед основными работами команда проводила моделирование на копиях баз, чтобы проверить выбранную логику и снизить риски. Затем были перенесены остатки, настроены интеграции и выстроен новый контур работы системы.
Фактически речь шла о новом внедрении «1С:ЗУП» — с исправлением накопленных ошибок и запуском новой базы, которая должна была стать основной для компании.
При этом задача не ограничивалась только отчетностью. Заказчику была нужна полноценная рабочая система для кадрового и зарплатного учета: с корректными расчетами, выплатами и регламентированной отчетностью. В итоге новая база стала основной рабочей системой компании.
РАУ ИТ выполнила переход из проблемных баз «1С:ЗУП» в новую рабочую систему: из аварийного контура в корректно работающую базу.
Перед основными работами команда проводила моделирование на копиях баз, чтобы проверить выбранную логику и снизить риски. Затем были перенесены остатки, настроены интеграции и выстроен новый контур работы системы.
Фактически речь шла о новом внедрении «1С:ЗУП» — с исправлением накопленных ошибок и запуском новой базы, которая должна была стать основной для компании.
При этом задача не ограничивалась только отчетностью. Заказчику была нужна полноценная рабочая система для кадрового и зарплатного учета: с корректными расчетами, выплатами и регламентированной отчетностью. В итоге новая база стала основной рабочей системой компании.
“
Важным плюсом стала поддержка в чувствительный для расчетного блока период — в январские праздники. Команда была готова подключаться уже с 4 января, а это особенно важно для зарплатного контура, где первые рабочие дни года традиционно являются самыми напряженными.
Результаты проекта
Компания «Сибирский гурман» получила новую рабочую систему управления заработной платой и персоналом «1С:ЗУП» и смогла стабилизировать зарплатный контур.
Ключевой эффект был достигнут в части НДФЛ и регламентированной отчетности. Если раньше форму 6-НДФЛ сотрудники собирали вручную в Excel и тратили на это несколько дней, то после ревнедрения корректная отчетность начала формироваться автоматически. Подготовка отчетов сократилась до нескольких часов.
Кроме того, проект помог компании уйти от сложной схемы с несколькими параллельными базами и вернуться к более управляемому и прозрачному контуру работы.
Ключевой эффект был достигнут в части НДФЛ и регламентированной отчетности. Если раньше форму 6-НДФЛ сотрудники собирали вручную в Excel и тратили на это несколько дней, то после ревнедрения корректная отчетность начала формироваться автоматически. Подготовка отчетов сократилась до нескольких часов.
Кроме того, проект помог компании уйти от сложной схемы с несколькими параллельными базами и вернуться к более управляемому и прозрачному контуру работы.
“
После внедрения было мало обращений от пользователей. С одной стороны, потому что система была реализована качественно, с другой — потому что внутри компании постепенно появилась собственная экспертиза, усиленная за счет инструкций и сопровождения со стороны команды РАУ ИТ.
Главный бизнес-эффект — минимизация рисков для компании. Проект помог устранить проблему, которая могла влиять не только на работу бухгалтерии и HR-блока, но и на выполнение обязательств перед сотрудниками и контролирующими органами. У компании появилась система, на которую можно опираться в регулярной работе, без ручного пересчета, временных обходных схем и параллельного ведения нескольких баз.
Отзыв Сибирский Гурман