ЧЕК-лист: с чего начать переход на 1С-ЭПД?

Назначьте ответственного за проект
Первый шаг — определить руководителя внедрения. Это должен быть человек, который будет координировать запуск ЭПД, собирать информацию от подразделений, принимать решения по спорным вопросам и держать связь с подрядчиком или поставщиком решения. Важно, чтобы у ответственного были реальные полномочия и возможность взаимодействовать не только с ИТ-департаментом, но и с логистикой, бухгалтерией, снабжением, продажами и другими подразделениями, которые участвуют в перевозках.

Соберите рабочую группу
ЭПД затрагивает не один отдел, поэтому запуск нельзя полностью передать только логистам или ИТ-специалистам. В рабочую группу стоит включить представителей всех связанных департаментов (мы перечислили их выше). Такая команда поможет сразу увидеть весь маршрут документа: кто создает накладную, кто подписывает, где возникают ошибки, какие участники должны перейти на электронный формат.

Опишите все логистические потоки
Перед внедрением нужно провести аудит перевозок. Компания должна понять, какие схемы транспортировки уже используются: импортные поставки, локальные закупки, межскладские перемещения и т. д. Цель этого этапа — не просто составить список маршрутов, а определить, где именно появляются перевозочные документы и какие процессы нужно переводить в электронный вид в первую очередь.

Определите, где ЭТрН обязательна
После описания логистических потоков нужно выделить точки, где по законодательству возникает обязанность оформлять электронную транспортную накладную. Это поможет отделить критичные процессы от второстепенных и выстроить реалистичный план запуска.
На этом этапе полезно зафиксировать:

• какие перевозки попадают под обязательное оформление ЭТрН;
• кто выступает грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем;
• какие титулы документа должна подписывать каждая сторона;
• какие партнеры должны быть готовы к обмену ЭПД.

Разберитесь, как сейчас оформляются бумажные документы
Нужно проверить текущий порядок работы с бумажными транспортными накладными: кто их создает, кто проверяет, кто подписывает, где они хранятся и как попадают в бухгалтерию. Важно закрепить именно то, как процессы устроены «на земле». Если в бумажном процессе уже есть ошибки, дублирование или неясное распределение ответственности, при переходе на ЭПД эти проблемы могут сохраниться.

Решите, какие этапы реализовывать в первую очередь
Переход лучше планировать заранее: спланировать, какие документы переводятся в электронный вид сразу, какие процессы запускаются позже и какие сотрудники будут участвовать в каждом этапе.
Для старта можно выбрать один или несколько понятных сценариев — например, регулярные перевозки с проверенными контрагентами. После тестирования процесс можно масштабировать на другие направления.

Проверьте готовность программ и оборудования
До запуска нужно убедиться, что у сотрудников есть доступ к рабочей базе, а также к модулю ЭПД.
Проверить стоит не только офисные рабочие места, но и устройства сотрудников, которые участвуют в перевозке и приемке: смартфон и планшеты логистов, диспетчеров, кладовщиков, водителей. 

Подключите ЭДО
Электронные перевозочные документы не будут работать без сервиса электронного документооборота. Поэтому компании нужно подключить и настроить 1С-ЭДО. На этом этапе важно проверить, что обмен документами возможен не только внутри компании, но и с ключевыми партнерами: перевозчиками, грузоотправителями и грузополучателями.

Выпустите электронные подписи и оформите доверенности
Все сотрудники, которые будут подписывать документы, должны заранее получить электронные подписи. Для юридически значимого подписания от лица компании также потребуются машиночитаемые доверенности. Этот пункт лучше не откладывать на финальный этап: оформление подписей и МЧД может занять время, а без них тестовый и промышленный запуск ЭПД будет невозможен.

Рассчитайте объем документов и выберите тариф
Перед заключением договора с поставщиком нужно оценить, сколько транспортных накладных компания оформляет за месяц. Это поможет подобрать подходящий тариф и рассчитать бюджет.
Отдельно стоит учитывать порядок тарификации. Учите, что в случае ЭТрН платными являются титулы грузоотправителя и перевозчика, а по ЭПЛ документ тарифицируется один раз после подписания набора титулов.

Настройте модуль ЭПД и проведите тестовый обмен
После подготовки инфраструктуры нужно проверить или установить модуль ЭПД в учетной системе. 
Затем стоит провести тест-драйв: отправить и принять тестовые документы основным партнёрам. Такой запуск поможет заранее выявить технические ошибки, проблемы с правами доступа, подписями, маршрутами согласования и обменом между сторонами.

Обучите сотрудников
Финальный подготовительный этап — обучение пользователей. Логистам и диспетчерам нужно показать, как заполнять ЭТрН, электронные путевые листы и электронные заказы-заявки в 1С.
Водителей и кладовщиков нужно отдельно обучить работе с мобильным приложением: как принимать груз, подтверждать операции и использовать простую электронную подпись.