Дело техники: экспертный взгляд на автоматизацию

Статья-интервью. Часть 2
Дело техники: экспертный взгляд на автоматизацию
Статья-интервью. Часть 2
Цель бизнеса не в том, чтобы содержать людей, а в том, чтобы давать людям работу и получать прибыль. Автоматизация не всегда завязана на приятных решениях
Эдуард Пржибыш, руководитель отдела продаж и маркетинга «РАУ АйТи»
Во второй части статьи Эдуард Пржибыш рассказывает об особенностях регламентированного и управленческого учета, реальной автоматизации, шагах и выгодах автоматизации и сотрудниках, работа которых стала автоматизирована.
Содержание

1. Об автоматизации регламентированного и управленческого учета

Регламентированный учет требуется каждой компании. За исключением индивидуальных предпринимателей, которые работают сами на себя и могут налоги и оборот посчитать вручную.
Когда становится чуть сложнее — требуется бухгалтер. Расчеты НДС, НДФЛ и взносы по социальному страхованию. Требуется более сложная отчетность для государственных структур. Появляется необходимость в «1С:Бухгалтерии». Бухгалтер будет сводить в ней нужные данные и формировать отчеты в нужных формах по нормам закона.
Управленческий учет более детализирован в части предоставления аналитики и управления процессами. Регламентированный учет — это цифры для налоговой, управленческий учет — это цифры для руководителя.
Управленческий учет — это об удобном управлении и удобных механизмах для персонала. Управленческий учет тоже подразделяется, в системе это выражается разными блоками: учет продаж, учет закупок, складской учет, производственный учет, финансовый учет, зарплатный учет в области начисления KPI.

2. О тех, кому не нужна автоматизация

Некоторые бизнесмены просто не хотят расти, они знают, что так будет сложнее. У них есть условный оборот в 5 миллионов, их это устраивает. 3 миллиона уходит на расходы и зарплату, 1 миллион на операционку, 1 миллион остается у руководителя. Ему этого достаточно, у него нет планов по покорению мира.
Когда такой бизнесмен внедряет систему — он увеличивает свою зарплату за счет сокращения количества операторов с четырех до двух. Например, за счет внедрения CRM-системы. Конечно, в любом бизнесе есть хаос. Автоматизация не нужна тому, кто управляется с ним вручную.

3. О том, что такое реальная автоматизация

Как я говорил, малый и средний бизнес в силу рыночных условий не до конца понимал выгоду автоматизации. Фирма «1С» ввела статус «Реальная автоматизация» — автоматизация, которая направлена на задачи клиента, которые рождаются внутри компании, а не продиктованы внешними факторами.
Мы занимаемся реальной автоматизацией еще с 2011 года, когда вышла конфигурация «1С:Управление Нашей Фирмой». Уже тогда при обследовании у заказчиков мы формировали понимание «какие цели» — «как есть сейчас» — «как должно быть».

4. О шагах к автоматизации

Первый и главный шаг – определиться, что автоматизировать
Автоматизация не должна быть ради автоматизации. Важно понимание — какую задачу я хочу решить и какого результата я хочу достигнуть.
Готов ли ваш бизнес к автоматизации?
Проверьте себя по чек-листу, доступному бесплатно
Совершенно стандартная история: компания растет, количество заказов увеличивается, нагрузка на сотрудников тоже растет. Каждый менеджер ведет что-то у себя в «Excel», на документах «Word» формирует коммерческое предложение. Но какие у него заказчики, сколько их, как регулярно он с ними работает и фиксирует ли информацию — загадка для руководителя.
Масштабироваться с непониманием того, что происходит в продажах, нельзя. Нужна CRM-система, которая будет позволять руководителю контролировать, что происходит в работе менеджеров. Обобщая: сложить понимание того, чего-ты хочешь видеть, а потом начинать искать инструмент для автоматизации.
Нет ситуации хуже, когда приходит заказчик и говорит: «Расскажите мне, что мне надо». Такое внедрение окажется провальным, потому что заказчик сам не понимает, что хочет.
Второй шаг - сформировать команду и замотивировать ее
Никто не любит перемены. Особенно линейный персонал, который привык работать по устоявшейся схеме. Новое всегда встречает сопротивление. Часто приходится вести учет сразу «постаринке» и в новой системе. Сотрудники могут саботировать работу. Это большой риск автоматизации.
Нужно объяснить команде: зачем делается система, что она даст для них. Управленческое решение может быть жестким: либо мотивировать эту команду, либо найти новую.

5. О сотруднике, работа которого стала автоматизирована

Да, бывают ситуации, когда штат сокращают. Цель бизнеса не в том, чтобы содержать людей, а в том, чтобы давать людям работу и получать прибыль. Автоматизация не всегда завязана на приятных решениях.
Но есть и светлая сторона медали. Которая, к счастью, типична. Бизнес избегает ситуации найма новых людей. Не нанимают и появляется время на многие вещи, до которых обычно не дотягиваются.
К примеру, задача логиста — не оформлять заявки и заниматься все время операционной деятельностью. Задача логиста — контролировать качество работы доставки.
Логисту, с точки зрения нематериальной мотивации, гораздо приятнее быть не оператором, а специалистом, который обеспечивает качество. Главное донести, что мы избавляем сотрудника от рутинной работы, и у него будет возможность управлять процессом, контролировать.

6. О том, когда проявится выгода от автоматизации

Если мы рассматриваем глубокую автоматизацию всего бизнеса: например, 100 сотрудников, из них 50 — пользователи системы, и автоматизировать надо не определенный процесс, а компанию в целом, то польза быстро не проявится. Переход компании на новые рельсы в управлении процессами обычно длится от 4−6 месяцев и до одного года.
Сначала будет очень много работы и сложностей. Ведь работает команда со стороны тех, кто автоматизирует и команда со стороны заказчика. Нужно понимать, что есть период привыкания и адаптации. В описательной части процессов все учесть невозможно. А на практике все ошибки всплывают.
Период адаптации — это 2−3 месяца. После уже складывается понимание, к чему мы пришли: насколько удобны процессы, насколько они автоматизированы. Появляются первые результаты в цифрах. Например, у руководства за несколько месяцев есть отчеты и аналитика: базовые рентабельность и себестоимость.
Реальный результат, когда мы пришли к целям, которые поставили, можно достоверно оценить в срок от 3 до 6 месяцев.
Автоматизацию какого-то блока, например логистики, можно наладить за пару недель. Результат будет виден практически сразу. В рамках недели логист работает в модуле и добирает знания. Мощного функционала и кучи разделов для обучения здесь нет. А типовой функционал через неделю дает результат. Логист перестает работать руками, система сама строит маршрут. В среднем, результат по конкретной задаче можно оценить в рамках месяца после внедрения.
Понравилась статья? Поделись полезной информацией по автоматизации с партнерами:
Читайте также:
Контактная информация
Санкт-Петербург, ул. Всеволода Вишневского, д.12 А , офис 604
+7 (812) 309-29-03
info@rau-it.ru

График работы: с 10:00 до 19:00, кроме СБ и ВС

А ещё вы всегда можете найти нас в соцсетях или написать нам в Telegram с любыми вопросами: