КЕЙС «Медимком»

«1С:Комплексная автоматизация» для поставщика государственных и частных медицинских учреждений

История успеха компании «Медимком»
В кейсе рассказываем как поставщик медицинского оборудования решил основные задачи автоматизации и кратно повысил качество управления продажами и закупками в период активного роста рынка.

Чтение кейса займет 6 минут.
Содержание
1. О компании
1С:Комплексная автоматизация
Поставщик оборудования для медицинских учреждений
Компания ООО «Медимком»
Проблемы:
Результаты:
  • нарушения синхронизации процесса обеспечения заказов, контроля поставок
  • низкая скорость работы с заказом покупателя
  • отсутствие обмена информацией между отделом продаж и отделом закупок
  • падение качества обслуживания клиентов
  • увеличение скорости обработки заказов клиентов
  • отлаженное взаимодействие между отделами продаж и закупок
  • повышения удобства использования системы пользователями
Дистрибьютор
8
крупнейших медицинских производителей
Поставщик
11+
многопрофильных медицинских учреждений
700%
рост продаж
Компания «Медимком» специализируется на закупке и поставке расходных материалов и оборудования для отделений анестезиологии и реанимации. Компания напрямую взаимодействует с ведущими российскими и мировыми производителями, покрывая практически любую потребность государственных и частных медицинских учреждений.
Особенности работы компании
Сотрудничество с клиентами компании происходит на основании тендерных договоров. Заказы отгружаются не полностью, а частями в течение всего срока действия договора, а объемы отгрузок зависят от текущих потребностей покупателя. Таким образом, отгрузка одного заказа может растянуться на несколько месяцев или даже лет.
Компания уже несколько лет использовала функционал 1С: Комплексная Автоматизация, которая имела все необходимые настройки для работы и была доработана под бизнес-процессы компании. Однако в начале 2020 года появилась необходимость перехода на обновленную версию конфигурации. Учитывая то, что новая версия 1С: КА гораздо функциональней, чем уже используемая старая — было принято решение переходить на типовую версию системы.
К сожалению, этой задаче не было уделено достаточно внимания со стороны проектной команды. Работа по переходу происходила без должной подготовки, учета потребностей сотрудников и достаточного моделирования процессов до начала активной работы пользователей. В итоге компания, еще недавно уверенно работающая в системе, получила «сырой» продукт и вынуждена была начать работать в нем.
В первую очередь, сильно пострадали отдел продаж и закупок. Нарушилась синхронизация процесса обеспечения заказов, контроля поставок. Из-за этого стало сложно планировать отгрузки и соблюдать сроки.
2. Пандемия обостряет ситуацию
Период обновления 1С совпал с началом пандемии, что дополнительно ухудшило проблемы с использованием системы. Спрос на медицинские расходные материалы резко стал расти и менеджерам отделов продаж и закупок стало еще сложнее справляться с возросшим количеством заказов.
Процесс работы с заказами в компании выглядит следующим образом: компания получает крупный заказ, который полностью вносится в систему и учитывает весь объем тендера. Далее поступает конкретный запрос от клиента, в рамках крупного заказа, с требованием отгрузить определенный объем продукции. Таким образом, отгрузки могут быть частичными, могут меняться объемы, а также состав продукции в рамках суммы тендера. Помимо деления по датам отгрузки нужно учитывать и деление по источникам финансирования.
В итоге менеджерам приходится постоянно корректировать основной заказ, а количество строк в заказе покупателя с каждым изменением вырастает. В конечном счете увеличиваясь в разы. Работать с неструктурированной информацией и контролировать обеспечение стало не эффективно, и скорость работы с заказом покупателя снизилась в 10 раз по сравнению с предыдущей версией системы.
Обмен актуальной информацией между отделом продаж и отделом закупок также нарушился. Менеджеры по закупкам не оперативно получали информацию об изменениях в потребностях клиента и не могли контролировать и актуализировать сроки поставки товаров.
В результате из-за непродуктивной работы отделов продаж и закупок пострадало и качество обслуживания клиентов: не было инструментов для быстрой обработки запросов клиента и контроля своевременного обеспечения его текущих потребностей.
3. В поисках решения
К сожалению, с текущим подрядчиком, помогавшим с автоматизацией, не получилось найти эффективный выход из сложившейся ситуации. За помощью в настройке и адаптации обновленной системы 1С: Комплексной Автоматизации руководство «Медимком» обратилось к специалистам «РАУ АйТи».
Для достижения поставленных целей была сформирована проектная команда. После проведения экспресс-обследования были выявлены и приоритезированы все задачи. Сформирован понятный план действий на первый этап.
  • Цель
    В короткие сроки решить основные задачи автоматизации и повысить качество управления продажами и закупками в период активного роста рынка.
    Задачи первого этапа
    Увеличение скорости обработки заказов клиентов Отлаженное взаимодействие между отделами продаж и закупок
В качестве второстепенных были выделены задачи повышения удобства использования системы всеми пользователями, автоматический помощник для оформления и дублирования заказов клиентов, контроль резервов, автоматизация склада, контроль сроков годности и пр.
Спасать отдел продаж приходилось в максимально сжатые сроки. Поэтому было принято решение отказаться от технологии стандартного внедрения. И делать ставку на опыт проектной команды в автоматизации компаний оптовой торговли.
Первым этапом проектная команда разработала технологию работы с крупными заказами и изменили интерфейс заказа покупателя для увеличения скорости обработки запросов. Количество операций, которые требуются менеджеру для выполнения рутинных задач, значительно сократилось.
Далее, чтобы наладить коммуникацию между отделом продаж и отделом закупок, были созданы отчеты, предоставляющие максимально полную информацию менеджерам по закупкам по текущим потребностях клиента для оперативного контроля обеспечения. Кроме того, был улучшен интерфейс заказа поставщику для удобства контроля и планирования поставок.
4. Итоги проекта
Менеджер по продажам могут понять, обеспечены ли текущие потребности клиента, планируются ли новые поставки и соответствуют ли плановые поставки с согласованным с клиентом графиком отгрузки.
Изменение интерфейса заказа клиента
Помощник ввода заказа клиента
Обмен данными между двумя отделами теперь оперативен и актуален, что позволяет менеджерам по продажам быстро обрабатывать заявки клиентов и формировать текущие потребности, а менеджерам по закупкам снизить количество ошибок, допускаемых при планировании и контроле процесса закупок и следить за тем, чтобы поставки поступали во время и в необходимых для заказчиков объемах.
Изменение интерфейса заказа поставщику
Всего за несколько месяцев 2020 года в условиях пандемии коронавируса продажи компании выросли на 700%. В результате работы проектной команды компания смогла вовремя стабилизировать ситуацию и справиться с сильно возросшим спросом на медицинское оборудование и расходные материалы без увеличения штата сотрудников и потерь заказов.
5. Дальнейшие планы
После успеха проекта автоматизации отделов продаж и закупок было приняло решение о второй очереди внедрения. В ближайших планах оптимизация работы склада, за счет внедрения адресного хранения, использования штрихкодирования и терминалов сбора данных. А также формирование потребности и контроля обеспечения с учетом остаточного срока годности, что очень важно с учетом специфики работы компании.
Заинтересовало решение?
Оставь e-mail, чтобы получать секреты автоматизации на почтовый ящик
Нажимая на кнопку "Подписаться", вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности
Читайте также:
© 2021 РАУ АйТи