Как было
С момента создания компании до 2017 года все продажи и закупки велись в таблицах Excel. По итогам каждого месяца формировался отчет по доходам и расходам, собирая информацию из разных таблиц. Это было сложно, долго, и из-за ручной обработки данных постоянно появлялись ошибки. Какую-то одну цифру не учли или не туда занесли — отчет уже неактуален.
Обратиться к истории и понять, по какой цене клиенту отпускался последний раз тот или иной товар, тоже было непросто, как и рассчитать зарплату сотрудникам. У менеджеров «Студии Успеха» зарплаты привязаны к процентам, а проценты - к плану. Зарплата зависит от большого количества данных, и менеджеру приходилось долго считать, чтобы понять, сколько он вообще денег заработает. Это надо было просмотреть все свои заказы, прикинуть прибыль, взять процент.
Из-за длительных переписок иногда закупщик путал письма и считал не то, что его просил менеджер в финальном запросе. Менеджер формировал цену клиенту, отталкиваясь от неправильной стоимости закупщика, а это могло вести к убытку по всему заказу, ведь изначально информация была передана неверно.
Задача
Руководство компании приняло решение внедрить единую систему, где в режиме реального времени всегда будет актуальная информация по заказам, оплатам, долгам, по прибыли с каждого заказа и по зарплатам сотрудников. Выбор пал на систему 1С:УНФ. Даже стандартная конфигурация позволяла видеть все необходимые данные по одной кнопке.
Механика
Сначала специалисты "РАУ АйТи" проверили обследование основных бизнес- процессов и пообщались со всеми сотрудниками, чтобы иметь все необходимые данные для формирования корректной модели учета. После установки и настройки системы, команда "Студии Успеха" проработали несколько месяцев на пробной базе параллельно с ведением привычного учета в таблицах Excel, потому что доверия к новому инструменту управления первое время было немного. Когда все цифры стали понятными директору и когда он научился понимать всю логику системы учета, почему где-то и что-то не сходится, было принято решение полностью отказаться от Excel. Этот момент возникновения доверия оказался очень важным.
Результат
Мы сразу сделали так, чтобы руководитель быстро получал информацию о прибыли с каждого заказа по итогам месяца по статьям — на производство, на доставку, на субподрядные работы, на дополнительное обслуживание. Появился и расчет плановой себестоимости — так руководитель видит плановую прибыль, а менеджер — свой плановый процент.
Кроме того, руководитель в реальном времени видит долги и просроченные долги. Если раньше только главбух мог сказать «вот этот клиент нам денег должен», то сейчас список должников видят у себя сразу и руководитель и менеджер. И менеджер, если это его клиенты, контролирует оплаты заказов самостоятельно без привлечения бухгалтера.
Все менеджеры получают зарплаты только по тем заказам, по которым все отгружено и оплачено. Они видят все свои оплаты и понимают, какую зарплату получат в конце месяца. Все самое важное теперь доступно по одной кнопке - прибыль с каждого заказа, плановая прибыль и информация, у кого деньги.
Самое важное- повышение рентабельности заказов
Компания теперь имеют возможность не брать заказы не в той норме рентабельности, которой они хотят. Они отказались от заказов небольших объемов (меньше 400 единиц календарной продукции, например) и от собственной сборки, так как это показало себя менее рентабельным по сравнению со сборкой на стороне.
И всё это им показала система, по ощущениям это было совершенно невозможно определить. Теперь, если норма рентабельности заказа подходящая, то все работает. Если нет – то заказ не может быть пропущен дальше в системе без галочки от руководителя «согласовано». Количество заказов, приносящих меньше прибыли, чем ожидали, стало равно нулю! Время на обработку заказов тоже уменьшилось, как и количество ошибок в отчетах .
О сотрудничестве с командой "РАУ АйТи"
