Настройка управленческого и производственного учета в «1С:УНФ»

В кейсе рассказываем как в мастерской кожаных аксессуаров ручной работы «Marcel Robert» определили структуру себестоимости изделия с учетом постоянных и переменных затрат, организовали учет доходов и расходов по отгрузке изделий, организовали финансовый учет в разрезе подразделений и наладили схему работы со второй компанией в Европе. В результате реальная производительность компании выросла на 40% при сохранении того же штата.

Чтение кейса займет 8 минут.

Компания «Marcel Robert» создана французским мастером Ле Девеат Эрве Марсель. Изначально это была небольшая мастерская, где под заказ создавались кожаные ремешки для швейцарских часов, но буквально за несколько лет компания стала успешным люксовым брендом, продающим аксессуары ручной работы по всей России и Европе. Сегодня Atelier Marcel Robert специализируется на инновационных технически сложных изделиях из кожи — ремешки, сверхтонкие чехлы для IPhone и IPad, сумки, кошельки и т. п.

Для организации управленческого учета 5 лет назад была выбрана 1С: Управление Нашей Фирмой. К сожалению, как это часто бывает, вопросу постановки учета в системе было уделено недостаточно времени и следующие 4 года учет велся «криво». В основном велись только заказы и первичка. Руководители бизнеса поручили внедрение системы сотруднику компании, который убедил их, что справится, так как когда-то имел опыт работы с 1С. Не зная функционала программы, не разобравшись в тонкостях стандартной версии, сотрудник пригласил программиста и начал «переделывать» программу под задачи компании (добавляли кнопки, исправляли отчеты, дополняли поля и т. п.) В результате, не только не добились улучшений, но и потеряли доступ к реальным цифрам бизнеса. Программа начала выдавать ошибки, а основные отчеты не соответствовали действительности.

В итоге себестоимость продукции верно не рассчитывалась. Сотрудники компании тратили много времени на ввод данных вручную, но в результате могли посмотреть только отчеты по продажам и отчасти по остаткам товара (и то не работало правильно). Из-за отсутствия актуальных данных о стоимости товара руководители не могли оценить рентабельность изготавливаемой продукции и эффективность расхода производственных и денежных ресурсов. В связи с планируемым выходом на европейский рынок требовалось сформировать конкурентные цены, что также оказалось невозможным из-за недостатка информации в системе. Систему так и не смогли запустить полноценно — автоматизация зашла в тупик. Руководство компании разочаровалось в 1С: УНФ и оказалось на распутье — пытаться дальше «мучаться» с 1С и программистом или искать другие решения.

Для того, чтобы расставить точки над «и» владелец компании принял решение самостоятельно изучить функционал конфигурации 1С: Управление нашей фирмой и записался на обучающий курс в Учебный центр № 1 фирмы «1С» — «Оперативное управление в малом бизнесе с помощью 1С: УНФ». Верно рассудив, что лучше всех о своем продукте может рассказать тот, кто его разработал.

Расчет оказался верным.

Курс, который ведет один из лучших тренеров и специалистов по управленческому учету Юрий Павлов, оказался максимально продуктивным и вернул веру в 1С: УНФ. Общение с тренером дало понимание, что постановкой учета в системе должны заниматься консультанты-аналитики, кто хорошо знает саму систему, понимает её архитектуру, видит весь процесс целиком, а не концентрируется только на решении локальных задач.
А программисты хороши в своей роли — помогать дорабатывать необходимые дополнительные функции в 1С.

По окончании курса представители бренда «Marcel Robert» обратились в компанию «РАУ АйТи», которой руководит Юрий Павлов за более подробной консультацией.

Для начала были обсуждены текущие задачи и цели. Один из ведущих аналитиков «РАУ АйТи» — Илья Бандуля приехал на производство, увидел процесс производства своими глазами и продемонстрировал клиентам, как он видит построение процесса в 1С. Оказалось, что работа программиста в прошлом поломала функционал программы. Чтобы увидеть реальную себестоимость продукции, а также получить ключевые отчеты и цифры для бизнеса, нужно было вернуть стандартные настройки и правильно выстроить архитектуру процесса в 1С. В результате был запланирован совместный проект по перезапуску и настройке учета в 1С без перехода в новую базу:

В результате, помимо автоматизации базовых процессов, система 1С была настроена для ведения полноценного производственного учета:

Здесь мы все обычно ждем победу — брызги шампанского и победное конфетти. Но, немного отложим — достижение целей не всегда быстрый процесс. А в части автоматизации — практически всегда после внедрения нужно время, контроль и скрупулезное ведение учета по всем новым правилам для достижения качественного результата. И этот процесс тоже далеко не так просто организовать. С этим и пришлось столкнуться руководству и сотрудникам компании. Хорошо, что это не стало для них сюрпризом и все были готовы, а команда все больше верила в успех.

Илья Бандуля терпеливо вел руководителей компании к результату, консультируя их по функционалу УНФ и объясняя тонкости учета, так как им тоже пришлось обучаться заново и выстраивать процесс учета по-новому. И, наконец, через 2 с небольшим месяца после старта работ руководство получило первую реальную себестоимость продукции!

Система значительно стала экономить время персонала за счет порядка в документах и сокращения времени на рутинные операции. Например, сотрудники перестали проводить каждые 2 недели инвентаризацию оставшихся материалов для производства и начали пользоваться отчетом об остатках, научились снимать в заказах покупателей резервы и пользоваться спецификациями в производственных документах.

Если раньше, когда закупалась дорогостоящая кожа, никто не мог отследить ее реальный расход на изделия или нецелевые траты, необоснованный брак — то теперь это стало реально проверить до квадратных сантиметров! Тем самым компания перестала нести лишние расходы при производстве.

Также, если раньше программа показывала несуществующие многомилионные долги покупателей, накопившиеся за годы работы, то теперь мы можем посмотреть ситуацию день в день и попросить отдел продаж разобраться с неплательщиками сиюминутно!

Впервые получили ответ на вопрос: где деньги? Реальный отчет о расходах, сформированный по статьям, позволяет нам строить прогнозы и помогает принимать правильные решения по развитию бизнеса.

Если 2 года назад компании пришлось брать кредит, чтобы выплатить сотрудникам зарплаты в сложный период, то в этот год, проанализировав себестоимость и отчет о продажах, на место ушедших сотрудников впервые никого не взяли. На производстве ввели нормо-час, программа посчитала, что актуальным составом можно легко делать тот же результат. Так и вышло! Сотрудники же, увидев, что все считается и учитывается, начали работать более ответственно и перестали «халтурить». Так как в конце месяца, цифры покажут, кому положена премия, а кто работал неэффективно. В результате реальная производительность компании выросла на 40% при сохранении того же штата.

К сожалению, «Марсель Роберт», как и многие другие компании сильно пострадала от кризиса 2020. Но, уверенно выстояла (не в последнюю очередь за счет корректных данных о состоянии бизнеса в 1С) и планирует дальнейшее развитие бизнеса и, сопровождающей его «1С-ки». Одной из ближайших задач является перевод сотрудников производства на сдельную оплату (сейчас у них оклад), а также расчет и анализ себестоимости для понимания доли ФОТ в изделии. Такая система позволит прогнозировать, как изменится стоимость продукции, и следить за эффективностью работы сотрудников.

«Еще планируем автоматизировать производство. Расход материала будет считаться до квадратных сантиметров, сотрудники будут отмечаться кто во сколько взял работу, это позволит полностью убрать ручной труд координатора производства, который пока еще продолжает вводить данные и повысить ответственность сотрудников, а вместе с тем и производительность!"

Вот такая небольшая история, как «упорство и труд — все перетрут» в достижении целей автоматизации компании. Теперь можно позволить себе немного шампанского — за заслуженный успех!